Indexaties, verlengingen en termijnen — bewaakt door software in plaats van door een geheugen
Vastgoed zit vol met werk dat aan een datum hangt en aan een regel die verandert. Dat werk gebeurt bij de meeste beheerders en beleggers nog steeds met de hand, in bestanden die één iemand onderhoudt.
Wat wij hier tegenkomen
Huurverhogingen die elk jaar met de hand worden samengesteld uit twee of drie systemen die niet met elkaar praten.
Indexatieregels in een Excel-bestand dat één persoon bijhoudt — en dat stilletjes verouderd raakt als de regels schuiven.
Termijnen, verlengingen en opzegtermijnen die niemand systematisch bewaakt. Ze vallen op omdat er toevallig iemand in het dossier keek, of ze vallen niet op.
Beheersysteem en boekhouding die elkaar niet kennen, waardoor iemand elke maand dezelfde gegevens twee keer invoert.
Dossiers die compleet moeten zijn op het moment dat er iemand naar vraagt — een accountant, een toezichthouder, een koper.
Regelgeving die blijft schuiven, waardoor een model dat vorig jaar klopte er dit jaar naast zit zonder dat iemand het merkt.
Zo ziet een oplossing eruit
Een verhuurder stelt huurverhogingen elk jaar met de hand samen uit drie systemen. Wij koppelen het beheersysteem aan de boekhouding en leggen de indexatieregels vast in software. Wat weken handwerk was, wordt een controle. Wat een jaarlijkse bron van fouten was, wordt een vinkje.
Dit is een voorbeeld van hoe zo’n oplossing eruitziet, niet de beschrijving van één bestaande opdracht.
Waarom vastgoed
Omdat het werk hier bestaat uit precies de drie dingen waar software goed in is en mensen slecht: rekenen volgens een regel, bewaken van een datum, en gegevens gelijk houden tussen twee plekken. Het is ook werk waar een fout niet klein blijft: een gemiste indexatie loopt jaren door, en een dossier dat niet compleet is, is pas een probleem op het moment dat u er niets meer aan kunt doen.
Wij hebben achttien jaar systemen gebouwd met veel koppelingen, veel regels en veel uitzonderingen — onder meer koppelingen met overheidssystemen, waar de eisen aan juistheid en controleerbaarheid streng zijn. Dat is hetzelfde probleem als het uwe, alleen groter.
Waar wij beginnen
De Procesdoorlichting: binnen 1 week op papier welk handmatig werk u hoeveel geld per jaar kost, en wat de snelste eerste stap is.
Lees meer over de ProcesdoorlichtingLiever eerst praten? Bel of mail info@digitalesmidse.nl.
Belt u liever nog niet? Er staan vijf vragen op de kennismakingspagina die wij tijdens de kennismaking stellen. Beantwoordt u ze zelf en mailt u ons de antwoorden, dan krijgt u een eerste reactie op papier voordat wij elkaar spreken.